SERVICIO — FACTURAS DE PROVEEDOR
Automatizar facturas de proveedor: del correo o el portal al ERP
Sacamos las facturas de proveedor del correo, las validamos y las cargamos en el ERP que ya usas (Holded, FacturaDirecta, SAP Business One, SAGE o A3). Un senior dirige. La IA no presenta en AEAT.
- Del correo al ERP, sin teclear
- Holded, Sage, SAP, A3, FacturaDirecta
- Piloto 2-3 sem, proyecto 4-6 sem
- HITL en facturas de alto valor
¿Cómo se ve el sistema de facturas en marcha?
En este vídeo de Digital Sapiens recorremos el flujo: el PDF entra, se extrae, se valida y llega al ERP. Sin nombres de cliente. El detalle del servicio está en esta misma página.
¿Cómo se automatizan las facturas de proveedores?
El PDF llega por correo o se baja de un portal. Un modelo extrae NIF, bases, IVA y líneas. Un validador comprueba que el total cuadre. Las de alto valor las mira una persona. El resto entra en Holded, Sage, SAP o a3. No sustituimos el ERP: cargamos asientos. Eso es distinto de un SaaS que te pide migrar la contabilidad, y de un OCR suelto que deja el Excel a medias.
¿Qué oferta de facturas de proveedor te encaja?
El servicio se contrata desde esta página. Estas tres landings detallan el caso concreto.
- Del correo al sistema
Extraer y cargar facturas de proveedor sin teclear.
- Centro de coste y reglas
Cada factura a su centro de coste, aprobada según tus reglas.
- Factura, pedido y albarán
Los tres documentos cuadrados antes de contabilizar.
Qué cubre el sistema
QUÉ CUBRE
Del buzón al asiento, sin cambiar de ERP
Seis piezas. En el diagnóstico elegimos las que generan retorno en tu operación y dejamos el resto fuera.
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Recepción y clasificación de facturas de proveedor
Ingesta automatizada · clasificación contable supervisada
Buzón dedicado o carpeta compartida → OCR + parsing LLM con validación de esquema (NIF, base, IVA, IRPF, concepto). Mapeo a cuenta contable según plan general del cliente. Sincronización al ERP solo tras validación · errores a cola de excepciones humana.
- Holded · FacturaDirecta · SAP B1 · SAGE · A3
- Cola excepciones · validación esquema obligatoria
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Emisión de facturas recurrentes y por proyecto
Plantillas auditables · disparo configurado por reglas
Facturación periódica (suscripciones, retainers, cuotas) y ad-hoc por hitos. Plantillas con bloques condicionales, cálculo de retenciones cuando aplica, envío al cliente y registro en ERP. El responsable financiero aprueba batches por encima del umbral acordado en diagnóstico.
- Aprobación batch sobre umbral configurable
- Seguimiento apertura · descarga PDF logueado
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Conciliación bancaria multi-cuenta
Matching automático · cola excepciones para humano
Ingesta extractos PSD2, CSV manual o agregadores. Matching contra facturas emitidas y recibidas. Detecta duplicados, diferencias de importe, cobros parciales y comisiones. Lo que no casa va a cola de excepciones · nada se da por bueno sin trazabilidad.
- PSD2 · CSV · agregadores compatibles
- Logging diferencias para auditoría posterior
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Alertas vencimientos y seguimiento cobros
Recordatorios escalonados · cartera siempre visible
Monitoreo de fechas de vencimiento por cliente. Disparo de recordatorios escalonados (aviso previo, vencimiento, reclamación) por email o WhatsApp Business con plantillas aprobadas. Registro de respuestas y reporting semanal de cartera pendiente con antigüedad al responsable financiero.
- Email · WhatsApp Business plantillas validadas
- Reporting semanal · cartera por antigüedad
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Reporting IVA trimestral · modelo 303 borrador
Borrador para asesor · IA no presenta en AEAT
Agregación de facturas del trimestre, cálculo de cuotas repercutidas, soportadas y diferencia. Generación del modelo 303 como borrador con casillas pre-rellenadas para revisión del asesor fiscal. La presentación en AEAT siempre la hace el asesor humano · IA solo prepara.
- Modelo 303 borrador · asesor revisa y firma
- Trazabilidad cálculo casilla a casilla
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Archivo tributario 5 años · gestión documental
Retención obligatoria · exportación bajo requerimiento
Almacenamiento organizado por ejercicio, trimestre y tipología (emitidas, recibidas, bancarios, nóminas) con naming convencional y metadata. Retención de 5 años según obligación de conservación documental española. Exportación a ZIP por ejercicio ante requerimiento AEAT.
- Estructura ejercicio · trimestre · tipología
- Exportación ZIP completa bajo requerimiento
CÓMO LO HACEMOS
Diagnóstico, piloto y luego el resto
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Diagnóstico 48h
Diagnóstico 48h
Revisamos tu stack actual (ERP, bancos, volumen facturas, complejidad fiscal). Identificamos los 1-3 procesos con mayor ROI y validamos factibilidad de integraciones. Si no compensa, te lo decimos.
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Piloto 1 proceso — 2-3 semanas
Piloto 1 proceso — 2-3 semanas
Implementamos un proceso acotado (recepción facturas o conciliación bancaria) con datos reales del último trimestre. Medimos acierto, tiempo ahorrado y excepciones. Go/no-go sobre métricas observables antes de escalar.
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Integración 3-5 procesos — 4-6 semanas
Integración 3-5 procesos — 4-6 semanas
Tras piloto validado, integramos los procesos acordados con HITL por importe, logging auditable AEAT y reporting semanal al responsable financiero. Documentación técnica y manual de operación entregados.
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Operación continua opcional
Operación continua opcional
Operación mensual con monitoreo de parsing, reparación ante cambios de formato de facturas y soporte al equipo financiero. Para clientes que prefieren delegar la operación.
Preguntas frecuentes sobre facturas de proveedor con IA
¿Cómo se automatizan las facturas de proveedor sin picarlas?
El correo o el portal deja el PDF en un buzón. Un modelo extrae NIF, bases, IVA y líneas; un validador comprueba que el total cuadre; las de alto valor las mira una persona; el resto entra en el ERP que ya usas. No sustituimos Sage, Holded ni SAP: cargamos asientos. El piloto de un proceso dura dos o tres semanas.
¿Qué es un portal de proveedores y por qué satura al equipo?
Un portal de proveedores es la web del emisor (energía, telco, flota, gran superficie) donde hay que entrar, buscar la factura y bajar el PDF. Un administrativo de PYME puede tener quince portales. Automatizar no es «un robot en cada login»: es unificar la llegada (correo, sFTP, API o descarga asistida), extraer y asentar. Esta página cubre ese tramo. No es el portal de Mapfre ni el de Leroy.
¿Funciona con mi ERP actual o tengo que migrar?
Trabajamos con el stack español más habitual (Holded, FacturaDirecta, QuickBooks, FacturaScripts, SAP Business One, SAGE 50/200, A3 ASESOR) sin migraciones. En el diagnóstico 48h validamos qué integraciones son nativas (API moderna), cuáles requieren MCP custom y cuáles no son factibles con ROI razonable. Si tu ERP está fuera de catálogo, te decimos en 48h si podemos conectarlo o no — sin humo.
¿Qué pasa si el LLM falla al parsear una factura?
Toda factura pasa validación de esquema (NIF, base imponible, IVA, total cuadrado) antes de entrar al ERP. Si falla validación, la factura va a una cola de excepciones para revisión humana — nunca se registra con datos erróneos. Por diseño, las facturas por encima del umbral configurado (típicamente 1.000-3.000 €) siempre pasan por aprobación humana aunque el parsing sea correcto. Logging auditable para inspección AEAT posterior.
¿Hacéis pilot antes de comprometerme con el proyecto completo?
Sí, es nuestro default. Piloto de 1 proceso (típicamente recepción de facturas o conciliación) en 2-3 semanas por 3.500-6.000 €. Medimos tasa de acierto y ahorro real con datos de tu último trimestre antes de escalar. Si las métricas no justifican el proyecto completo, paramos ahí sin coste adicional. Evitas comprometer 10-20 mil € antes de validar que el ROI está donde prometemos.
¿Qué pasa si la AEAT inspecciona una factura procesada por IA?
La responsabilidad fiscal sigue siendo del obligado tributario (tu empresa o autónomo) — la IA es solo una herramienta de procesamiento. Por eso guardamos logging auditable de cada paso (quién procesó, qué se extrajo, quién aprobó, cuándo se registró), retenemos las facturas originales según la obligación de 5 años y el modelo 303 siempre es borrador revisado por tu asesor fiscal antes de presentar. La IA no presenta declaraciones en AEAT — el humano sí.
¿En cuánto tiempo recupero la inversión del proyecto?
Depende del volumen de facturas y del coste del tiempo que liberas. Orden de magnitud: PYME con 100-200 facturas recibidas/mes y 2-3 cuentas bancarias libera 5-15 horas/semana del equipo administrativo. A un coste laboral de 15-25 €/hora incluida SS, el break-even de un proyecto completo (10-20 mil €) está entre 4 y 9 meses. El retainer de operación continua suele pagarse solo con el tiempo ahorrado mensual.
¿Cumple con RGPD y normativa aplicable si las facturas llevan datos personales?
Sí. El procesamiento de facturas con datos de persona física (autónomos, freelancers) cae bajo RGPD con base legal de obligación legal fiscal (art. 6.1.c). Los modelos usados (Claude, GPT-4) están contratados con DPA vigente y política de no retención de prompts. Bajo la normativa europea aplicable, el uso de IA para extracción documental contable es riesgo limitado — obligaciones de transparencia y supervisión humana cumplidas por diseño (HITL + logging). Documentamos el tratamiento en tu registro de actividades.