Entrada
Recibir y extraer
Conservamos el documento original y extraemos sus campos.
→ Factura y datos vinculados
PARA EQUIPOS DE FINANZAS
Cuentas a pagar automatizadas, con cada factura bajo control
De la factura de proveedor al registro confirmado en vuestro ERP. Un sistema con validación, detección de duplicados y aprobación humana de excepciones. Primero lo probamos con documentos reales; después decidís si ampliarlo.
- Correo o portalentrada documental unificada
- Validacióntotales, impuestos y proveedor
- ERP actualconexión validada antes de implantar
DE DOCUMENTO A CONTABILIDAD CONTROL ACTIVO
Trazabilidad documental Recibe → valida → registra
CONTROL DE PRINCIPIO A FIN
¿Qué tiene que pasar antes de registrar una factura?
Cada paso deja una evidencia. Una extracción correcta no basta: la factura debe superar las reglas acordadas y el ERP debe confirmar el registro.
Control
Validar y contrastar
Comprobamos totales, campos obligatorios y posibles duplicados.
→ Validación o motivo de bloqueo
Decisión
Resolver excepciones
El responsable revisa descuadres e importes fuera de umbral.
→ Decisión y responsable registrados
Confirmación
Registrar en el ERP
Escribimos lo autorizado y comprobamos la respuesta del ERP.
→ Referencia del registro o incidencia
¿Cómo se ve el sistema de facturas en marcha?
En este vídeo de Digital Sapiens recorremos el flujo: el PDF entra, se extrae, se valida y llega al ERP. Sin nombres de cliente. El detalle del servicio está en esta misma página.
¿Cómo sabemos que el piloto funciona?
Acordamos una muestra y unos umbrales antes de construir. Entregamos los resultados de las pruebas para que finanzas decida si el sistema puede entrar en operación.
| Escenario | Resultado exigido | Evidencia de entrega |
|---|---|---|
| Factura válida | Campos correctos y un único registro en el ERP. | Documento original y referencia confirmada por el ERP. |
| Factura repetida | Reenviar o reintentar no crea otro registro. | Coincidencia detectada y referencia al registro existente. |
| Descuadre o aprobación pendiente | La factura queda retenida hasta resolver la incidencia. | Motivo del bloqueo, responsable y decisión registrada. |
| Fallo de conexión | El documento sigue pendiente; comprobamos su estado antes de reintentar. | Error registrado y resultado de la recuperación. |
¿Qué oferta de facturas de proveedor te encaja?
Elegimos el alcance según el control que necesita cada factura. Estas demostraciones explican los tres niveles posibles; la propuesta concreta las integraciones y las reglas.
Facturas al ERP sin volver a picarlas.
Cada factura, a su centro y sus reglas.
Pedido y albarán cuadrados antes del asiento.
Qué cubre el sistema
QUÉ CUBRE
Del buzón al asiento, sin cambiar de ERP
Seis piezas. En el diagnóstico elegimos las que generan retorno en tu operación y dejamos el resto fuera.
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Recepción de facturas
Un expediente por documento
Unificamos las entradas acordadas: correo, carpeta o portal compatible. Conservamos el original y su procedencia para poder volver a la factura que originó cada registro.
- Canales y proveedores definidos en el piloto
- Referencia del documento en todo el recorrido
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Extracción y clasificación
Datos preparados para comprobar
Extraemos proveedor, número de factura, fechas, bases, impuestos y líneas. Los campos incompletos o dudosos pasan a revisión; la extracción por sí sola no autoriza un asiento.
- Campos obligatorios acordados con finanzas
- Centro de coste según las reglas del cliente
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Validación y duplicados
Una factura no se registra dos veces
Contrastamos los importes y buscamos coincidencias de proveedor y número de factura. Si llega el mismo documento por dos canales o se reintenta una ejecución, comprobamos el registro antes de escribir.
- Descuadres y duplicados quedan retenidos
- Pedido y albarán cuando estén en el alcance
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Aprobación de excepciones
Cada incidencia tiene un responsable
Importes fuera de umbral, proveedores sensibles o diferencias documentales entran en una cola de revisión. El equipo ve el motivo, corrige o rechaza y deja constancia de la decisión.
- Reglas y responsables definidos antes de activar
- La aprobación queda vinculada al documento
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Registro en el ERP
Confirmación antes de darlo por hecho
La integración escribe solo los documentos validados y autorizados. Guarda la referencia devuelta por el ERP; si la conexión falla, el documento sigue pendiente hasta comprobar el resultado.
- Compatibilidad validada durante el diagnóstico
- Reintentos controlados y aviso de errores
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Operación y trazabilidad
Del original al registro confirmado
Entregamos el mapa del flujo, las reglas y el manual de operación. Revisamos pendientes, errores y cambios de formato. El archivo y los accesos se configuran según la política acordada con el cliente.
- Historial de validaciones y aprobaciones
- Seguimiento y mantenimiento opcionales
CÓMO LO HACEMOS
Diagnóstico, piloto y luego el resto
Empezamos por un proceso acotado. La ampliación depende de los resultados del piloto y de la aceptación del equipo financiero.
Alcance
Diagnóstico 48h
Revisamos tus herramientas actuales (ERP, bancos, volumen de facturas, complejidad fiscal). Identificamos los 1-3 procesos con mayor retorno y validamos si las integraciones son factibles. Si no compensa, te lo decimos.
Prueba
Piloto de 1 proceso (2-3 semanas)
Implementamos un proceso acotado (recepción y registro de facturas) con datos reales del último trimestre. Medimos acierto, tiempo ahorrado y excepciones. Decidimos si seguir o parar sobre métricas observables antes de escalar.
Despliegue
Integración de 3-5 procesos (4-6 semanas)
Tras piloto validado, integramos los procesos acordados con supervisión humana por importe, registro de validaciones y aprobaciones e informe semanal al responsable financiero. Documentación técnica y manual de operación entregados.
Continuidad
Operación continua opcional
Operación mensual con seguimiento de la extracción, reparación ante cambios de formato de facturas y soporte al equipo financiero. Para clientes que prefieren delegar la operación.
¿Para quién tiene sentido este servicio de cuentas a pagar?
Para empresas españolas con ERP en marcha (Holded, Sage, SAP Business One, a3 u otros habituales) y un equipo de cuentas a pagar o finanzas que pierde horas picando facturas de proveedor, cuadrando excepciones o persiguiendo PDFs en portales. Si aún no hay ERP o el cuello de botella es el propio sistema, primero encaja ingeniería de software 2.0 o el mapa de automatizaciones con n8n.
¿Qué se contrata en cada fase?
Los rangos orientan el alcance. La propuesta confirma el coste, las integraciones, las pruebas de aceptación y las condiciones antes de empezar. Puedes consultar el informe de cuentas a pagar automatizadas para preparar el diagnóstico.
| Modalidad | Alcance | Referencia de inversión |
|---|---|---|
| Piloto de un proceso | Un canal, una muestra de proveedores y una integración con pruebas de aceptación. | 3.500-6.000 € |
| Sistema de cuentas a pagar | Recepción, validación, aprobación y registro, con documentación y puesta en marcha. | 10.000-20.000 € |
| Operación continua opcional | Seguimiento de errores, ajustes de formato y soporte según el acuerdo de servicio. | 1.200-2.500 €/mes |
Cuando el bloqueo no es el asiento sino el producto o el backoffice, mira ingeniería de software 2.0. Para el encaje consultora (método y adopción, no un flujo suelto), parte de agencia de IA. Más casos en casos de éxito.
Preguntas frecuentes sobre cuentas a pagar y facturas con ERP
¿Funciona con mi ERP actual o tengo que migrar?
El diagnóstico comprueba la versión, los permisos y la vía de integración de tu ERP. Trabajamos sobre el sistema existente cuando la conexión es viable. Holded, Sage, SAP Business One y a3 son ejemplos que evaluamos, no una garantía de compatibilidad con cualquier instalación.
¿Qué ocurre si una factura no cuadra o llega duplicada?
La factura queda retenida con el motivo de la incidencia. El responsable puede revisar el documento original y resolverla. Antes de repetir una escritura comprobamos si el ERP ya creó el registro, para evitar duplicarlo.
¿El sistema ejecuta pagos o presenta impuestos?
El alcance de esta oferta es recibir, validar, aprobar y registrar facturas de proveedor. No ejecuta transferencias ni presenta declaraciones tributarias. Cualquier ampliación requiere un alcance y controles específicos acordados por escrito.
¿Qué incluye el piloto y cuánto dura?
Acotamos un canal de entrada, un conjunto de proveedores y una integración con el ERP. Probamos documentos válidos, duplicados, errores y aprobaciones. La referencia de planificación es de dos a tres semanas desde que estén disponibles los accesos y la muestra; el alcance y el calendario se confirman en la propuesta.
¿Cómo se comprueba si compensa la inversión?
Medimos el tiempo de tramitación antes y después, el porcentaje de documentos que requieren revisión y las incidencias de registro. El cálculo utiliza vuestro volumen y coste real de operación. No prometemos un plazo de recuperación sin esa medición.
¿Cómo se gestionan los datos y los accesos?
Antes de conectar el sistema acordamos qué datos se procesan, quién puede acceder, qué proveedores intervienen y dónde se conservan los documentos. La configuración y los contratos se revisan para el caso concreto; los plazos de conservación se definen con el responsable del cliente.